Unterlagen erfassen · Stand Oktober 2026
Bauwerksbuch Wien: Vorlage für einen Unterlagenindex
Eine einfache Bestandsliste macht sichtbar, welche Dokumente bereits vorliegen und wo sie zu finden sind. Diese leere Vorlage unterstützt Eigentümer:innen und Hausverwaltungen beim Ordnen vorhandener Gebäudeunterlagen.
Leere CSV-Vorlage herunterladen
Die Datei enthält nur Spaltenüberschriften und eine leere Zeile, keine Objekt- oder Kundendaten. Sie kann in einem Tabellenprogramm geöffnet werden. Das Trennzeichen ist ein Semikolon, die Zeichenkodierung UTF-8.
Was in die Spalten gehört
| Dokument-ID | Eine eindeutige interne Bezeichnung, damit Verweise auf dasselbe Dokument nachvollziehbar bleiben. |
|---|---|
| Dokumentart und Titel | Zum Beispiel Plan, Bescheid, Befund oder Wartungsnachweis. Übernimm den tatsächlichen Dokumenttitel. |
| Dokumentdatum und Quelle | Das im Dokument genannte Datum und die bekannte Herkunft. Unbekannte Angaben bleiben als unbekannt erkennbar. |
| Ablageort und Fassung | Der tatsächliche Dateipfad beziehungsweise Originalablageort sowie eine vorhandene Versionsbezeichnung. |
| Original oder Arbeitskopie | Unterscheide unveränderte Originale von Scans und bearbeiteten Arbeitskopien. Ein Scan allein belegt weder Vollständigkeit noch Aktualität. |
| Offene Rückfrage | Eine konkrete organisatorische Frage, etwa nach der Herkunft, einer fehlenden Seite oder einer anderen Fassung. |
Die Liste nachvollziehbar führen
Erfasse zunächst den vorhandenen Bestand. Trenne „noch nicht gefunden“ von „nicht vorhanden“. Wenn ein Dokument ersetzt oder ergänzt wird, halte den Anlass und das Datum der Änderung fest. Bewahre die zugehörigen Originale unverändert auf und notiere ihren Ablageort.
Lege personenbezogene Daten und vertrauliche Objektunterlagen ausschließlich in der dafür vorgesehenen geschützten Ablage ab. Diese Vorlage gehört nicht mit ausgefüllten Kundendaten auf eine öffentliche Website.
Die Bestandsliste ist eine organisatorische Arbeitshilfe. Sie ersetzt weder eine fachliche Gebäudeprüfung noch eine Beurteilung, welche Unterlagen im konkreten Fall rechtlich erforderlich sind.
Weitere eigene Arbeitshilfen
Die bereits veröffentlichte 10-Punkte-Checkliste zur Vorbereitung ist ein unverändertes PDF mit Stand Juli 2026. Weiterführende Informationen stehen im Wissensbereich zur Gebäudedokumentation.
Informationen zum Anbieter und zu den Leistungen findest du auf Dein Bauwerksbuch Wien.